"Kantor Urusan Internasional dan Kemitraan (KUIK) adalah salah satu ujung tombak dari internasionalisasi di UNY. Kegiatan yang dilaksanakan KUIK juga relatif banyak, melibatkan banyak orang dan pemikiran. Oleh karena itu, kami membutuhkan bantuan teman-teman mahasiswa." Begitulah pesan pembuka Dr.–Ing Satoto E. Nayono, M. Eng., M.Sc., Kepala KUIK UNY dalam pembukaan workshop "Pengembangan Kepribadian & Pelatihan Komunikasi Efektif bagi Tutor BIPA dan Student Volunteer" di Ruang Rapat Senat Universitas Negeri Yogyakarta, Jumat (4/12/2015).
Komunikasi efektif memiliki posisi yang penting karena baik tutor BIPA dan student volunteer harus bekerjasama dengan teman, senior, maupun orang asing. Tak jarang, baik tutor BIPA dan student volunteer harus memenuhi permintaan yang bermacam-macam dalam waktu singkat dan mengambil keputusan dalam waktu cepat. Situasi-situasi semacam ini bisa menjadi jalan untuk mengasah soft skill dalam berkomunikasi, membangun kerja tim dan sekaligus berlatih kepemimpinan.
Terkait dengan pentingnya pengembangan kepribadian, Dr.–Ing Satoto E. Nayono, M. Eng., M.Sc. memberikan gambaran melalui fabel dinamis perlombaan antara kelinci dan kura-kura. Melalui fabel ini, dikisahkan beberapa babak perlombaan yang dilalui oleh kelinci dan kura. Mulai dari kelinci yang kalah karena tertidur hingga akhirnya kelinci dan kura-kura bekerjasama berlomba melalui halangan sungai.
"Slow and steady itu baik, namun akan lebih baik jika Anda bekerja dengan fast and steady, selain itu tak jarang anda mungkin harus bekerjasama dengan teman dalam menyelesaikan tantangan pekerjaan yang berbeda-beda," ujar Dr.–Ing Satoto E. Nayono, M. Eng., M.Sc. dalam sela-sela presentasi berjudul "Kepemimpinan dan Kerja Tim".
Sebenarnya Tutor BIPA itu apa?
Pertanyaan di atas menjadi pembuka dalam lanjutan workshop "Pengembangan Kepribadian & Pelatihan Komunikasi Efektif bagi Tutor BIPA dan Student Volunteer" yang dilaksanakan di Wildlife Rescue Center Yogyakarta/PPSJ pada tanggal 4 Desember 2015. Pertanyaan ini dilontarkan oleh Fitri Alfarisy, staf KUIK UNY yang sebelumnya juga aktif sebagai tutor BIPA di UNY.
Secara umum, Bahasa Indonesia sudah menjadi mata kuliah di beberapa negara seperti di Thailand dan Australia. Sayangnya tidak semua orang yang bisa berbahasa Indonesia mampu untuk mengajarkan Bahasa Indonesia. “Dulu, penawaran untuk tutor BIPA tidak seterbuka sekarang. Waktu itu masih menggunakan sistem rekomendasi, belum ada rekrutmen besar seperti saat ini. Jadi, saat ini semua mahasiswa UNY mempunyai kesempatan yang sama untuk membangun potensi diri melalui BIPA,” tutur Lusi Nurhayati, M.App.Ling. dalam membuka materi mengenai tugas pokok tutor BIPA dan kreativitas dalam menangani kelas BIPA.
Lusi Nurhayati, M.App.Ling. menjelaskan bahwa hakikat tutor BIPA adalah sebagai pengajar baik di kampus maupun di luar kampus. Terdapat dua tugas yang harus dipahami oleh para tutor BIPA. Pertama, secara teknis para tutor diharapkan untuk memeriksa kesiapan ruangan, kelengkapan pembelajaran, membantu mengingatkan peserta didik dan mencari tutor pengganti jika berhalangan. Kedua, secara akademik para tutor harus mengetahui keseluruhan rencana perkuliahan dalam satu semester, mengetahui materi/media/skenario perkuliahan yang akan disampaikan, mengetahui peran yang harus dilakukan selama pembelajaran. Setelah mendapatkan materi, para tutor BIPA mendapat kesempatan untuk melakukan simulasi pembelajaran di kelas dengan metode kreatif yang telah disepakati bersama.
Peran Student Volunteer UNY
“Mungkin di benak adik-adik bertanya-tanya, apa sih pekerjaan student volunteer?,” ujar Nur Insani, M.Sc. saat membuka materi terkait tugas Student Volunteer/SV UNY dalam lanjutan workshop "Pengembangan Kepribadian & Pelatihan Komunikasi Efektif bagi Tutor BIPA dan Student Volunteer" yang dilaksanakan di Wildlife Rescue Center (WRC) Yogyakarta.
Nur Insani, M.Sc menjelaskan bahwa tugas SV antara lain mendampingi/membantu mitra dalam & luar negeri yang datang ke UNY; membantu mempersiapkan acara yang diselenggarakan KUIK UNY (rutin & insidentil); dan membantu kegiatan di luar kampus (tour/wisata). Terdapat prosedur operasional baku yang wajib untuk dipahami oleh SV terkait penerimaan tamu. Pertama, informasi biasanya diterima KUIK melalui email, humas maupun unit lain. Kedua, setelah rencana kunjungan lengkap, maka dipersiapkan rencana terkait penjemputan, tempat pertemuan, sambutan dan akomodasi.
Ketiga, pada aktifitas utama, tugas yang harus dilakukan adalah penjemputan dari tempat menginap, koordinasi untuk mobil dan supir, tempat pertemuan, pendampingan selama kegiatan dan tur(jika diperlukan). Keempat, SV mengantar keberangkatan tamu menuju bandara sesuai dengan rencana yang telah disepakati dengan mempertimbangkan ketersediaan mobil dan supir. Untuk kunjungan ke tempat wisata, beberapa hal penting yang harus dipersiapkan yaitu transportasi, konsumsi, tiket masuk, dokumentasi, dan pemesanan tempat (jika dibutuhkan).
Dengan mempertimbangkan kesibukan dan kegiatan teman-teman SV baik di dalam maupun di luar perkuliahan, maka untuk memudahkan koordinasi dan kerja SV, telah terpilih Indriani Eka Pratiwi (Pendidikan Teknik Boga) sebagai koordinator SV dan Fajar Avianto sebagai wakil koordinator SV. Dengan struktur dasar seperti ini, diharapkan SV bisa berkontribusi dalam berbagai kegiatan KUIK secara lebih efektif. Nur Insani, M.Sc juga menekankan pentingnya koordinasi dengan tutor BIPA agar tidak tumpang tindih ketika berkegiatan.
Untuk memperkuat pemahaman terhadap tugas SV, teman-teman SV juga diberikan kesempatan untuk melakukan beberapa simulasi terkait penjemputan, pendampingan tamu dan skenario-skenario yang mungkin terjadi selama melaksanakan tugas.
Tutor BIPA dan Student Volunteer
Setelah mendapatkan materi umum dan khusus pada hari Jumat, tutor BIPA dan SV mendapat kesempatan untuk membaur dalam keakraban, Sabtu (5/12/2015). Kegiatan dimulai dengan senam pagi bersama lalu dilanjutkan dengan kegiatan outbound. Setelah outbound usai, acara dilanjutkan dengan pemberian materi “Membangun Karakter dalam Diri” oleh Ewang Sewoko, S.Psi, M.A. “Anda perlu memiliki prioritas dalam setiap kegiatan. Dengan demikian anda akan bisa menyelesaikan tugas yang menjadi tanggung jawab anda dengan sebaik-baiknya,” jawab Ewang saat menjawab sebuah pertanyaan terkait sulitnya membagi waktu antara kuliah dan menjadi tutor BIPA. (Laksa)