Sabtu, 21 November 2015 Program Pascasarjana Universitas Negeri Yogyakarta menyelenggarakan Workshop Tata Kelola Arsip yang diikuti oleh 45 staf yang berasal dari beberapa bagian. Workshop ini merupakan langkah awal dalam pembinaan sumber daya manusia berkualitas untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman tentang pengelolaan arsip di lingkungan Program Pascasarjana UNY, yang mempunyai arsip secara terintegerasi, terorganisir, dan tertata dengan rapi sehingga menghasilkan satu sistem pengumpulan data dan penyajian informasi kearsipan yang baik. Terlebih kerasipan ini didasari oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009. Pengelolaan arsip di perguruan tinggi sangatlah penting karena dari arsip yang tercipta, tergambar seluruh kegiatan yang terjadi di perguruan tinggi tersebut.
Isian materi mengenai kearsipan disampaikan oleh Ully Isnaeni Effendi, A.Md., S.E. yang merupakan Arsiparis Ahli Pertama dari Kantor Arsip Universitas Gadjah Mada. Beliau menyampaikan banyak hal terkait arsip. Baik itu terkait arsip dinamis (arsip aktif dan arsip inaktif), arsip statis, dan bagaimana cara memperlakukan arsip. Pengalaman yang luas akan tata cara pengarsipan beliau ceritakan sebagai pembuka materi. “Memang pada awalnya, jika kita tidak mencintai pekerjaan yang akan kita lakukan pasti akan terasa sangat sulit untuk dikerjakan. Begitu pula dengan arsip, jika kita tidak mencintai arsip terlebih dulu, maka kita akan merasa bahwa arsip itu sangat menyulitkan bagi kita”, papar Ibu Ully begitu panggilan akrabnya.
Pada intinya arsip adalah bagaimana kita menciptakan arsip berdasarkan analisis fungsinya, menyimpan, menata, memelihara, dan melakukan proses penyusutan arsip. Selain itu, proses klasifikasi arsip sangatlah penting untuk dilakukan. Klasifikasi merupakan penggolongan dan pengelompokkan arsip berdasarkan persamaan masalah yang terdapat dalam arsip secara logis, sistematis serta konsisten. Hal ini berfungsi untuk mempermudah pada saat penyimpanan dan penemuan arsip kembali ketika hendak dicari.
Hal yang tidak kalah diperhatikan adalah record center atau tempat penyimpanan arsip yang terpusat. Record center hendaknya dimiliki oleh sebuah instansi sebagai tempat khusus penyimpanan arsip dari beberapa unit bagian. Tempat penyimpanan yang luas dengan rak-rak khusus yang telah diberi kode akan lebih mudah dalam pemeliharaan arsip. Recor center ini dapat dimanfaatkan untuk mengantisipasi adanya arsip manual (arsip kertas) lama yang hanya disimpan tidak beraturan di gudang. Dengan demikian arsip-arsip penting dapat terselamatkan dan tertata rapi di tempat yang khusus.
Bersumber dari kegiatan workshop inilah para staf Program Pascasarjana UNY merasakan pentingnya mengarsip. Baik di bagian keuangan, akademik, jurnal, kerja sama, perpustakaan maupun umum perlengkapan, arsip pasti terdapat di semua bagian yang ada di Program Pascasarjana UNY. Mengarsip berbagai hal yang bersumber tidak hanya dari arsip pekerjaan di kantor, melainkan juga mengarsip dokumen pribadi yang pasti dimiliki oleh setiap staf. Hal inilah yang juga disampaikan oleh Bapak Sudaryono, S.Pd. selaku Kasubag TU PPs UNY dalam sambutannya membuka kegiatan workshop.
Satu demi satu pertanyaan juga dilontarkan oleh para staf yang sangat antusias dengan workshop siang itu. Ketidaktahuan akan pentingnya arsip sudah mendapatkan jawaban oleh narasumber yang begitu semangat menjawab pertanyaan secara lengkap. Perlakuan terhadap arsip yang selama ini dapat dibilang masih ‘asal-asalan’, diharapkan dengan adanya workshop ini kini menjadi lebih baik. Dengan demikian tujuan pengelolaan arsip yang sesuai dengan Peraturan Mendikbud No.60 Tahun 2012 tentang Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi serta Informasi Publik di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Pasal 3 dapat tercapai. (tina)