Dalam rangka akselerasi kegiatan kerjasama, diperlukan langkah-langkah untuk mempersiapkan civitas akademika Universitas Negeri Yogyakarta (UNY) agar dapat menjalin hubungan yang baik dengan mitra kerjasama ataupun memberikan kesan yang baik terhadap calon mitra kerjasama atau tamu kehormatan yang berkunjung ke UNY.
Oleh karena itu, Bidang IV UNY yang membawahi bidang kerjasama dan pengembangan menyelenggarakan Workshop “Protokoler dan Etika Perjamuan bagi Civitas Akademika UNY” yang menjadi ujung tombak kegiatan kerjasama dan kemitraan. Workshop ini diselenggarakan selama dua hari, yakni Rabu—Kamis tanggal 22—23 Oktober 2014.
Drs. Wardan Suyanto, Ed.D., Wakil Rektor I UNY, dalam sambutannya berharap agar peserta dapat menggali ilmu mengenai keprotokolan agar tidak kikuk saat menerima tamu asing. “Ini adalah langkah yang perlu kita lakukan agar tidak kikuk, bingung, dan dapat memposisikan diri dengan tepat agar tujuan kita dalam berinteraksi tercapai, dan kegiatan bisa terlaksana dengan baik,” ungkapnya.
Sementara itu, Prof. Suwarsih Madya, Ph.D., Wakil Rektor IV UNY, menyampaikan bahwa meskipun UNY telah melaksanakan kegiatan protokoler dengan baik, namun ada perkembangan praktik keprotokolan yang perlu diikuti. “Praktik yang akan dipaparkan nantinya dapat kita gunakan sebagai basis pelaksanaan kegiatan keprotokolan di Universitas Negeri Yogyakarta dalam menerima tamu kenegaraan, serta menjadi pijakan dalam bergaul dengan orang asing,” imbuhnya.
Workshop hari pertama difokuskan pada praktik keprotokolan sedangkan hari kedua peserta mengikuti sesi table manner di East Parc Hotel, Yogyakarta.
Prasetyo Hadi, Kepala Sub Direktorat Tamu Asing, Direktorat Protokol Ditjen Protokol dan Konsuler, Kementrian Luar Negeri, Republik Indonesia, memberikan paparan materi pertama pada workshop ini. Tiga hal pokok yang menjadi dasar pelaksanaan kegiatan antara lain tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan.
“Protokol itu fleksibel, ada faktor-faktor penyesuaian , namun tetap pada pakemnya,” jelas Prasetyo Hadi. Ia pun memberikan penjelasan mengenai dasar hukum keprotokolan, struktur organisasi keprotokolan dan konsuler di Indonesia, undang-undang yang mengatur tentang komponen-komponen keprotokolan, praktik yang selama ini dijalankan dalam kegiatan kenegaraan, resmi, dan internasional, etiket keprotokolan, dan hubungan antara protokol dan unsur lainnya dalam suatu kegiatan.
Pada sesi kedua Riska, S.H., Kepala Divisi Protokoler UNY, mempresentasikan materi kedua yakni pelaksanaan kegiatan protokoler di UNY. Pemaparan ini berisi materi seputar pelayanan keprotokolan di UNY, seperti kegiatan wisuda, penyambutan tamu, dan pengukuhan guru besar.
Pada hari kedua, peserta workshop mengikuti sesi table manner ini dipandu oleh Bayu, Restaurant Supervisor, East Parc Hotel. Peserta mendapat kesempatan untuk praktik langsung dan mengajukan pertanyaan mengenai detail etika perjamuan.
Peserta workshop ini terdiri dari jajaran pimpinan UNY, Kepala Biro, Dekan, Wakil Dekan, Asisten Direktur Program Pasca Sarjana, Ketua Lembaga, Kepala Humas dan staf Humas di lingkungan Universitas Negeri Yogyakarta. (Yuliana)