Dalam rangka pengawasan publik terhadap jalannya penyelenggaraan negara dan badan publik untuk mendukung good governance, Lembaga Negara/Badan Publik wajib mengumumkan memberikan layanan informasi kepada publik. Dasar hukumnya adalah UU 14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan PP 61/2010 tentang Pelaksanaan UU 14/2008 mengenai KIP Permendikbud no. 50/2011. Untuk itu Pimpinan PTN dapat menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).
Sementara SPAD (Sistim Pengelolaan Arsip dan Dokumentasi) adalah sebuah sistem aplikasi digital/komputerisasi yang dibuat untuk membantu Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dalam memberikan layanan informasi. Aplikasi ini dikembangkan menggunakan teknologi berbasis web dengan database terpusat yang memungkinkan pengguna dapat mengakses dari manapun dengan menggunakan koneksi internet.
Demikian dikatakan Sularwo, M.M. dari Pusat Informasi dan Humas, Setjen Kemdikbud Jakarta dalam sosialisasi SPAD dan PPID di Ruang Rapat Barat I Rektorat UNY, Jumat, 27 Juni 2014. Menurutnya, unit kerja di lingkungan PPID wajib menyediakan dan memberikan informasi yang terbuka meliputi informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala, serta merta, tersedia setiap saat, dan atas dasar permintaan.
“SPAD dilengkapi dengan fitur keamanan yang mengharuskan setiap pengguna memiliki user dan password serta tempat penyimpanan file secara khusus,” kata Sularwo. “Dokumen yang disimpan dapat berupa multimedia, image, ms-office, pdf, openoffice termasuk di dalamnya metadata file yang terdapat di dalam file.”
Sosialisasi SPAD dan PPID yang dilaksanakan dalam rangka meningkatkan tata kelola kearsipan, akuntabilitas kinerja serta layanan informasi publik bidang pendidikan dan kebudayaan ini dihadiri oleh Kepala Biro UPK UNY, para Kepala Tata Usaha Fakultas dan Lembaga serta staf pengelola arsip di lingkungan UNY. Kepala Biro UPK UNY Setyo Budi Takarina, M.Pd. dalam sambutannya mengatakan bahwa UNY telah mengelola arsip namun terkendala dengan tempat yang memadai.
“Ke depannya akan diupayakan peningkatan penataan arsip dengan adanya petugas fungsional arsip,” kata Setyo Budi Takarina, M.Pd. “Sedangkan untuk petugas PPID akan dikonsultasikan dengan pimpinan untuk dapat segera disediakan mengingat pentingnya PPID ini.”
Pembicara lain dalam sosialisasi ini adalah Suhartati dari Pusat Informasi dan Humas, Setjen Kemdikbud Jakarta yang menjelaskan secara khusus tentang pemberkasan arsip. Menurutnya, tujuan pengelolaan arsip adalah menjamin arsip dapat disediakan dengan cepat, tepat, aman, dan efisien, tidak mengalami kerusakan atau hilang. “Dan yang terpenting adalah arsip yang bernilai guna kesejarahan dapat diselamatkan dan dilestarikan” kata Suhartati. Sistem pemberkasan merupakan cara atau metode penyimpanan arsip secara sistematis ke dalam peralatan penyimpanan menurut aturan yang telah direncanakan. Suhartati mengingatkan pada para pimpinan unit kerja dan pegawai untuk menyerahkan arsip aktif kepada tata usaha unit pengolah untuk dikelola di pusat berkas (central file). (dedy)